Tata Usaha

TUGAS DAN WEWENANG
KASUBAG TATA USAHA
SMK NEGERI 2 SUBANG

Bertanggung Jawab Kepada :  
Kepala Sekolah

Berkordinasi dengan :  
1. Seluruh Wakil Kepala Sekolah
2. Ketua Program Studi Keahlian
3. Seluruh Pendidik dan Tenaga kependidikan
4. Seluruh Staf Adminstrasi di Unit Kerja
5. Pelanggan (Taruna, Orangtua Taruna, DU/DI dan Instansi terkait )

Prasyarat  :
1. Memahami program, dan strategi pelaksanaan pendidikan menengah kejuruan dalam pembangunan nasional
2. Memahami Tujuan Pendidikan Nasional 
3. Memahami Tujuan Sekolah Menengah Kejuruan
4. Memahami Visi, Misi, dan Tujuan SMK Negeri 2 Subang
5. Memahami Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
6. Memahami berbagai kebijakan terkini yang mendukung pelaksanaan program
7. Memahami School Development Plan (SDP)
8. Pendidikan minimal S1
9. Pernah mengikuti diklat Ketatausahaan
10. Mampu menggunakan komputer dan mengakses internet
11. Pernah menjadi Staf Tata Usaha
12. Mampu berbahasa Inggris 

Tugas :
1. Menyusun Program Kerja sesuai Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
2. Melaksanakan Program Kerja
3. Mengkoordinir penyelenggaraan Pelaksanaan Ketatausahaan sesuai dengan uraian tugas dan program kerja staf tata usaha
4. Memonitoring dan Mengevaluasi Pelaksanaan Ketatausahaan
5. Menindaklanjuti hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Ketatausahaan
6. Melaporkan dan mengkoordinasikan hasil Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Ketata Usahan dalam Rapat Dinas Tim Manajemen.
7. Mewakili dan atau melaksanakan tugas Kepala Sekolah sesuai bidangnya.
8. Menjadi Public Relation dan figur pencitraan sekolah
9. Menganalisis dan mengajukan kebutuhan tenaga kependidikan kepada Kepala Sekolah.
10. Mengkoordinir pembuatan Surat Keputusan (tugas mengajar,kepanitiaan dan kegiatan sekolah lainnya) dan surat tugas.
11. Mengelola surat masuk dan surat keluar.
12. Mengkoordinir data  kepegawaian (data pegawai, kenaikan pangkat,  berkala, daftar urutan kepangkatan pegawai (DUK), administrasi gaji bulanan bagi PNS)
13. Mengkoordinir data ketarunaan 
14. Membimbing penyusunan perangkat Administrasi Ketatausahaan
15. Mengkoordinir dan mengelola kehadiran pendidik dan tenaga kependidikan dari mesin absen dan manual serta melaporkannya kepada Kepala Sekolah.
16. Menganalisis kebutuhan Tenaga Kependidikan.
17. Memonitor dan mengevaluasi kinerja Tenaga Kependidikan.
18. Melaksanakan pelayanan pembinaan Tenaga Kependidikan.
19. Melaporkan dan mengkoordinasikan hasil Monitoring dan Evaluasi kegiatan Pengembangan SDM dalam Rapat Dinas Tim Manajemen.
20. Mengkoordinir pelaksanaan seleksi untuk penerimaan pendidik dan tenaga kependidikan.
21. Membuat aturan-aturan untuk SDM.
22. Mengikuti Rapat Tinjauan Manajemen
23. Melaksanakan tindak lanjut hasil Rapat Tinjauan Manajemen 

Wewenang : 
1. Mewajibkan setiap anggota tim Ketatausahaan untuk memiliki dokumen kerja sesuai tugas pokok dan fungsinya
2. Mengkoordinir proses analisis kebutuhan pelanggan dan mendeskripsikannya dalam program kerja yang harus dilaksanakan oleh tim kerja/dan atau Program Studi Keahlian terkait
3. Membuat Dokumen Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Ketatausahaan  bersama-sama dengan anggota tim ketatausahaan
4. Menyusun uraian tugas dan wewenang anggota tim ketatausahaan agar mampu melaksanakan tugas dengan wewenang.
5. Memanfaatkan berbagai sumberdaya, jaringan lintas sektoral untuk memenuhi kebutuhan fasilitas dalam pengelolaan dan penyelenggaran Ketatausahaan                        
6. Penyelenggaraan Ketatausahaan sesuai tuntutan pelanggan
7. Meningkatkan potensi kinerja setiap anggota tim Ketatausahaan sesuai Profil Sekolah Berstandar  Internasional.
8. Menjadi tim seleksi untuk penerimaan pendidik dan tenaga kependidikan
9. Mengusulkan kepada kepala sekolah untuk memberikan penghargaan dan sanksi kepada pendidik dan tenaga kependidikan yang berprestasi dan bermasalah.
10. Mengusulkan kepada kepala sekolah untuk peningkatan kesejahteraan.